Voor meer informatie worden de onderworpen entiteiten ook verwezen naar de tekst van de Wet en de regelgeving die door hun respectieve toezichthouders is gepubliceerd.
Organisatie en interne controle
De onderworpen entiteiten ontwikkelen en passen doeltreffende gedragslijnen, procedures en interne controlemaatregelen toe die evenredig zijn met hun aard en omvang:
1° om te voldoen aan de bepalingen van deze Wet, van de besluiten en reglementen genomen ter uitvoering ervan en van de uitvoeringsmaatregelen van Richtlijn 2015/849, en om de op het niveau van de Europese Unie, België en de onderworpen entiteit zelf geïdentificeerde desbetreffende risico’s te beperken en effectief te beheren;
2° om in voorkomend geval te voldoen aan de bepalingen van de Europese verordening betreffende geldovermakingen;
3° om te voldoen aan de bindende bepalingen betreffende financiële embargo’s.
Deze maatregelen, die in de artikelen 8 tot en met 18 van de Wet worden uiteengezet, omvatten onder andere de ontwikkeling van gedragslijnen, procedures en interne controlemaatregelen betreffende de risicobeheermodellen, de cliëntacceptatie, de waakzaamheid ten aanzien van de cliënten en de verrichtingen, de melding van vermoedens, bewaring van documenten en stukken, de interne controle, alsook het beheer van de naleving van de verplichtingen bepaald bij deze Wet en de besluiten en reglementen genomen ter uitvoering ervan, de Europese verordening betreffende geldovermakingen en de beperkende maatregelen en bindende bepalingen betreffende financiële embargo’s ; de benoeming van een of meer personen om toe te zien op de uitvoering van het beleid, de procedures en de interne beheersmaatregelen en de sensibilisering van de personeelsleden van de onderworpen entiteit en, in voorkomend geval, van haar agenten of distributeurs, voor de WG/FT-risico’s en de opleiding van deze personen inzake de maatregelen voor de beperking van dergelijke risico’s.
Waakzaamheidsverplichtingen
De waakzaamheidsverplichtingen omvatten:
- het identificeren en verifiëren van de identiteit van de cliënten, in voorkomend geval van hun lasthebber(s), hun uiteindelijke begunstigde(n), alsook de begunstigden van de levensverzekeringsovereenkomsten (artikel 21-29), en
- het beoordelen van de kenmerken van de cliënt en het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie of de occasionele verrichting (artikel 34); en
- een doorlopende waakzaamheid aan de dag leggen ten aanzien van de zakelijke relaties en verrichtingen (artikel 35-36)
De waakzaamheidsverplichtingen moeten gebaseerd worden op een individuele beoordeling van de WG/FT-risico’s, rekening houdend met de bijzondere kenmerken van de cliënt en de zakelijke relatie of de betrokken verrichting.
Deze individuele risicobeoordeling houdt bovendien rekening met:
- de algemene risicobeoordeling bedoeld in artikel 16, eerste lid, van de Wet welke het identificeren en beoordelen beoogt van de WG/FT-risico’s waaraan de onderworpen entiteit is blootgesteld, met name rekening houdend met de kenmerken van haar cliënten, producten, diensten of verrichtingen die ze aanbiedt, de betrokken landen of geografische gebieden, en de leveringskanalen waarop ze een beroep doet, evenals met de variabelen vermeld in bijlage I van de Wet, factoren die wijzen op een potentieel lager en hoger risico respectievelijk vermeld in bijlage II en III van de Wet;
- de relevante bevindingen van het door de Europese Commissie overeenkomstig artikel 6 van Richtlijn 2015/849 opgemaakte verslag (Supranational Risk Assessment);
- de nationale risicoanalyse inzake WG en inzake FT, analyses die respectievelijk werden opgemaakt door de coördinatieorganen krachtens artikel 68, van de Wet, elk voor wat hen aanbelangt;
- evenals met alle relevante informatie waarover de onderworpen entiteit beschikt.
De onderworpen entiteiten moeten in gevallen van hoog risico vereenvoudigde waakzaamheidsmaatregelen nemen of ze kunnen vereenvoudigde waakzaamheidsmaatregelen toepassen indien ze gevallen van laag risico identificeren.
Verplichtingen tot identificatie en identiteitsverificatie
Wie moet geïdentificeerd worden?
Conform artikelen 21 tot en met 24 van de Wet, identificeren en verifiëren de onderworpen entiteiten de identiteit van de 4 volgende categorieën van personen:
- de cliënten (artikel 21);
- in voorkomend geval, de lasthebber(s) van de cliënten (artikel 22);
- in voorkomend geval de uiteindelijke begunstigde(n) van de cliënten, en de uiteindelijke begunstigde(n) van de lasthebbers van deze cliënten (artikel 23); en
- onverminderd de artikelen 21 tot en met 23, identificeren de onderworpen entiteiten bedoeld in 5, § 1, 4° tot en met 22°, de identiteit van de begunstigden van de levensverzekeringsovereenkomsten. In voorkomend geval identificeren de onderworpen entiteiten bedoeld in het eerste lid de uiteindelijke begunstigde(n) van de begunstigden van de betrokken verzekeringsovereenkomsten, en verifiëren zij hun identiteit. In dat geval zijn de bepalingen van artikel 23 van toepassing.
De verplichting om de uiteindelijke begunstigden van de cliënt en van hun of zijn lasthebber(s) is niet van toepassing indien de cliënt, de lasthebber van de cliënt, of een vennootschap die zeggenschap heeft over de cliënt of de lasthebber, een vennootschap is die genoteerd is op een gereglementeerde markt , in de zin van Richtlijn 2014/65/EU van het Europees Parlement en de Raad van 15 mei 2014 betreffende markten voor financiële instrumenten en tot wijziging van Richtlijn 2002/92/EG en Richtlijn 2011/61/EU, in een lidstaat of op een gereglementeerde markt in een derde land waar de genoteerde vennootschaponderworpen is aan wettelijke bepalingen die gelijkwaardig zijn aan de bepalingen van de genoemde richtlijn en die met name vereisten tot openbaarmaking van de deelnemingen in de betrokken vennootschap opleggen die gelijkwaardig zijn aan die waarin het recht van de Europese Unie voorziet.
Wanneer moeten de identificatie en de verificatie plaatsvinden?
De onderworpen entiteiten identificeren en verifiëren de identiteit van de cliënten:
1° met wie ze zakelijke relaties aangaan;
2° die occasioneel, buiten een zakelijke relatie bedoeld in 1°:
a) één of meerdere verrichtingen uitvoeren waartussen een verband lijkt te bestaan, voor een bedrag van 10 000 euro of meer; of
b) onverminderd de verplichtingen uit hoofde van de Europese verordening betreffende geldovermakingen, één of meerdere overschrijvingen of geldovermakingen verrichten, in de zin van die verordening, waartussen een verband lijkt te bestaan, en voor een bedrag van meer dan 1 000 euro, of ongeacht het bedrag, wanneer de betrokken geldmiddelen door de onderworpen entiteit contant of in anoniem elektronisch geld zijn ontvangen.
3° wanneer er, in de andere gevallen dan bedoeld in de bepalingen onder 1° en 2° hierboven, een vermoeden van witwassen van geld of financiering van terrorisme bestaat
4° voor dewelke er wordt betwijfeld of de eerder verkregen cliëntidentificatiegegevens waarheidsgetrouw of juist zijn.
Uitzondering voor geldovermakingen van minder dan 1.000 EUR
Voor de toepassing van bovenvermelde maatregelen ter identificatie wordt een in België uitgevoerde overmaking van geld op de betaalrekening van een begunstigde niet beschouwd als een overschrijving of geldovermaking in de zin van de Europese verordening betreffende geldovermakingen, indien aan elk van de volgende voorwaarden is voldaan:
i) de betrokken rekening uitsluitend de betaling van de prijs voor de levering van goederen of diensten maakt;
ii) de betalingsdienstaanbieder van de begunstigde een onderworpen entiteit is;
iii) de betalingsdienstaanbieder van de begunstigde de persoon die met de begunstigde een overeenkomst heeft gesloten voor de levering van goederen of diensten, via de begunstigde terug kan traceren aan de hand van een unieke transactiecode; en
iv) het bedrag van de geldovermaking niet hoger is dan 1 000 euro;
Exploitanten van kansspelen
De exploitanten van kansspelen bedoeld in artikel 5, § 1, 33° van de Wet, onverminderd de toepassing van de bepalingen vermeld in punten 3° en 4 hierboven, identificeren en verifiëren de identiteit van hun cliënten die een verrichting uitvoeren die bestaat uit het plaatsen van een inzet voor een bedrag van 2 000 euro of meer, of het zich laten uitbetalen van een winst voor een bedrag van 2 000 euro of meer, in het geval de identificatie en de verificatie van de identiteit van de cliënt nog niet plaatsvond, ongeacht of de verrichting in één dan wel in verscheidene verrichtingen waartussen een verband lijkt te bestaan, plaatsvindt.
Moet onder “verrichtingen waartussen een verband bestaat” worden verstaan verrichtingen die door een en dezelfde persoon worden uitgevoerd, die betrekking hebben op een en dezelfde verrichting van dezelfde aard die hetzelfde of een gelijkaardig doel hebben en die op dezelfde plaats worden uitgevoerd, ongeacht of die verrichtingen tegelijkertijd dan wel met korte tussenpozen worden uitgevoerd.
Tijdstip van de identificatie en de identiteitsverificatie
De identificatie en verificatie van de identiteit van de cliënten en van hun lasthebbers moeten gebeuren alvorens een zakelijke relatie aan te gaan of occasionele verrichtingen uit te voeren.
De identificatie en verificatie van de identiteit van de lasthebbers moet gebeuren vooraleer deze lasthebbers gebruikmaken van hun bevoegdheid om de cliënten die zij vertegenwoordigen te verbinden.
In het geval van levensverzekeringsovereenkomsten voldoen de onderworpen entiteiten aan hun verplichting tot identificatie van de begunstigden zodra deze laatsten aangewezen of identificeerbaar zijn. Zij voldoen uiterlijk op het tijdstip van uitbetaling aan hun verplichting tot verificatie van de identiteit van deze begunstigden. Ingeval de levensverzekeringsovereenkomst geheel of gedeeltelijk aan een derde wordt overgedragen, identificeren de onderworpen entiteiten die op de hoogte zijn van die overdracht, de begunstigde van de desbetreffende overeenkomst op het tijdstip van de overdracht aan de natuurlijke persoon of rechtspersoon of juridische constructie die de waarde van de overgedragen overeenkomst ten eigen voordele ontvangt.
In bijzondere omstandigheden in artikel 31 van de Wet, kan de verificatie van de identiteit gebeuren tijdens de zakelijke relatie.
Vereiste informatie voor de identificatie
De onderworpen entiteiten moeten relevante informatie verzamelen over deze personen om ze met voldoende zekerheid te kunnen onderscheiden van elke andere persoon.
De relevante informatie is:
1° wanneer de identificatieverplichting betrekking heeft op een natuurlijke persoon, zijn naam, voornaam, geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, zijn adres;
2° wanneer de identificatieverplichting betrekking heeft op een rechtspersoon, zijn maatschappelijke naam, zijn maatschappelijke zetel, de lijst van de bestuurders en de bepalingen inzake de bevoegdheid om de rechtspersoon te verbinden;
3° wanneer de identificatieverplichting betrekking heeft op een trust , een fiducie of een soortgelijke juridische constructie, zijn benaming, de informatie bedoeld in 1° of 2° betreffende zijn trustee(s) of fiduciebeheerder(s), zijn oprichter(s), in voorkomend geval zijn protector(s), evenals de bepalingen inzake de bevoegdheid om de trust, de fiducie of de vergelijkbare juridische constructie te verbinden.
In afwijking van 1° :
1° wanneer de identificatieverplichting betrekking heeft op een natuurlijke persoon in zijn hoedanigheid van uiteindelijke begunstigde, gebeurt de identificatie van zijn geboortedatum en -plaats in de mate van het mogelijke;
De identificatie van de uiteindelijke begunstigden omvat het nemen van redelijke maatregelen om inzicht te verwerven in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt of lasthebber die een vennootschap, rechtspersoon, stichting, fiducie, trust of soortgelijke juridische constructie is.
2° wanneer de identificatieverplichting betrekking heeft op natuurlijke personen in hun hoedanigheid van uiteindelijke begunstigen van een stichting, een (internationale) vereniging zonder winstoogmerk, een fiducie of een trust, of een vergelijkbare juridische constructie, die haar/zijn begunstigden aanwijst op basis van hun specifieke kenmerken of de specifieke categorie waartoe ze behoren, wint de onderworpen entiteit voldoende informatie in betreffende de betrokken kenmerken of categorie om op het tijdstip van uitbetaling of op het tijdstip waarop de begunstigden hun definitieve rechten uitoefenen, in staat te zijn de identiteit vast te stellen van de natuurlijke personen die de uiteindelijke begunstigden zijn.
In afwijking van de punten 1° tot en met 3°, wanneer de identificatieverplichting betrekking heeft op de begunstigde van een levensverzekeringsovereenkomst:
1° wanneer de begunstigde van de overeenkomst met name is genoemd, wint de onderworpen entiteit informatie in over zijn naam en voornaam of benaming;
2° wanneer de begunstigde van de overeenkomst wordt aangewezen op basis van zijn specifieke kenmerken of de categorie waartoe hij behoort, of op een andere wijze, wint de onderworpen entiteit voldoende informatie in over deze begunstigde om zeker te zijn dat ze op het tijdstip van uitbetaling in staat zal zijn de identiteit van die begunstigde vast te stellen.
De onderworpen entiteit mag de informatie die ze inwint, beperken wanneer uit de individuele risicobeoordeling blijkt dat het risico verbonden aan de cliënt en de zakelijke relatie of aan de verrichting laag is. De ingewonnen informatie moet evenwel voldoende blijven om de betrokken persoon met voldoende zekerheid te kunnen onderscheiden van elke andere persoon.
Wanneer uit de individuele risicobeoordeling blijkt dat het risico verbonden aan de cliënt en de zakelijke relatie of aan de verrichting hoog is, moet de onderworpen entiteit zich er met verhoogde aandacht van vergewissen dat de op grond ingewonnen informatie voor de identificatie van de cliënten haar in staat stelt om de betrokken persoon op onbetwistbare wijze te onderscheiden van elke andere persoon en indien nodig zij wint ze daartoe bijkomende informatie in.
Verificatie van de identiteitsgegevens van personen beoogd in de artikelen 21 tot 24 van de Wet
Daar waar de verplichting tot identificatie van de personen bedoeld in de artikelen 21 tot en met 24, het verzamelen omvat van alle relevante informatie over deze personen om ze met voldoende zekerheid te kunnen onderscheiden van elke andere persoon, rekening houdend met het geïdentificeerde risiconiveau, heeft de verificatieverplichting tot doel alle of een deel van de identificatiegegevens die verzameld werden te toetsen aan één of meerdere bewijsstukken of betrouwbare en onafhankelijke informatiebronnen die deze gegevens kunnen bevestigen en verifiëren, om voldoende zekerheid te verkrijgen dat ze de betrokken personen kennen, rekening houden met het geïdentificeerde risiconiveau.
De onderworpen entiteiten mogen de ingewonnen informatie die ze verifieert beperken wanneer uit de individuele risicobeoordeling blijkt dat het risico verbonden aan de cliënt en de zakelijke relatie of aan de verrichting laag is. De geverifieerde informatie moet evenwel voldoende blijven om de onderworpen entiteit voldoende zekerheid te verschaffen over haar kennis van de betrokken persoon.
Wanneer het risico hoog is, verifieert de onderworpen entiteiten alle informatie die ze heeft ingewonnen en vergewist ze zich er met verhoogde aandacht van dat de documenten en informatiebronnen waarop ze een beroep doet om deze informatie te verifiëren, haar een hoge mate van zekerheid verschaffen over haar kennis van de betrokken persoon.
Kenmerken van de cliënt en van het doel en de aard van de zakelijke relatie of van de occasionele verrichting
De onderworpen entiteiten moeten informatie verzamelen over de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie of de voorgenomen occasionele verrichting.
Ze vergewissen zich er met name van dat ze beschikken over de informatie die nodig is voor de tenuitvoerlegging van het cliëntacceptatiebeleid, voor de uitvoering van de verplichting tot doorlopende waakzaamheid ten aanzien van de zakelijke relaties en de verrichtingen en voor de specifieke verplichting tot verhoogde waakzaamheid.
Deze informatie moet ten laatste worden verkregen op het tijdstip waarop de zakelijke relatie wordt aangegaan of de occasionele verrichting wordt uitgevoerd. De daartoe genomen maatregelen zijn evenredig met het overeenkomstig geïdentificeerde risiconiveau.
De vennootschappen van elektronisch geld, op basis van een beoordeling van het WG/FT-risico, die een laag risico aantoont, mogen afwijken van deze verplichtingen indien de risicobeperkende voorwaarden opgesomd hierna vervuld zijn.
Indien deze verplichtingen niet voldaan kunnen worden, mogen de onderworpen entiteiten geen zakelijke relatie aangaan, noch een verrichting, in het bijzonder een verrichting via een bankrekening, voor de cliënt uitvoeren. Ze beëindigen bovendien de zakelijke relatie die reeds werd aangegaan. De onderworpen entiteiten onderzoeken of de redenen waarom niet kan worden voldaan aan verplichting een vermoeden van WG/FT doen rijzen en of er reden is tot melding aan de CFI.
Elektronisch geld
De onderworpen entiteiten die elektronisch geld uitgeven, kunnen op basis van een passende beoordeling van het WG/FT-risico, die een laag risico aantoont, afwijken van de verplichtingen in verband met het identificeren en verifiëren van de identiteit van de cliënten en de uiteindelijke begunstigde(n) van hun cliënten in het kader van de uitgifte van elektronisch geld, indien de volgende risicobeperkende voorwaarden opgesomd hierna vervuld zijn.
1° het betalingsinstrument kan niet heropgeladen worden, of kan enkel worden gebruikt in België voor het uitvoeren van betalingen waarvoor een maximale maandelijkse limiet van 250 euro geldt;
2° het elektronisch opgeslagen bedrag bedraagt niet meer dan 250 euro;
3° het betalingsinstrument wordt uitsluitend gebruikt voor de aankoop van goederen of diensten;
4° op het betalingsinstrument kan geen bedrag worden bijgeschreven met anoniem elektronisch geld;
5° de betrokken uitgever van elektronisch geld voert een monitoring van de verrichtingen of de zakelijke relatie uit die toereikend is voor het opsporen van ongebruikelijke of verdachte verrichtingen.
De identificatie en de verificatie van de identiteit blijven verplicht wanneer een bedrag van meer dan 100 EUR in contant werden terugbetaald of wanneer meer dan 100 EUR in cash werden opgenomen.
Niet-nakoming van de verplichting tot identificatie en identiteitsverificatie
Wanneer de onderworpen entiteiten niet kunnen voldoen aan hun verplichting tot identificatie en verificatie van een cliënt, zijn lasthebbers of zijn uiteindelijke begunstigden, binnen de termijnen mogen zij met deze cliënt geen zakelijke relatie aangaan of verrichtingen voor hem uitvoeren. Ze beëindigen bovendien de zakelijke relatie die reeds werd aangegaan en zij verifiëren of de redenen waarom niet kan worden voldaan bedoelde verplichtingen, een vermoeden van WG/FT doen rijzen en of er reden is tot melding aan de CFI.
De toezichtautoriteiten mogen de onderworpen entiteiten die onder hun bevoegdheid vallen, bij wijze van reglement toestaan om andere beperkende maatregelen toe te passen dan de krachtens het eerste lid vereiste beëindiging van de zakelijke relatie, wanneer in bepaalde gevallen, die worden gepreciseerd in voornoemd reglement, een dergelijke eenzijdige beëindiging van de zakelijke relatie door de onderworpen entiteit verboden is door andere wettelijke bepalingen die dwingend of van openbare orde zijn, of wanneer een dergelijke eenzijdige beëindiging de entiteit aan een ernstig en onevenredig nadeel zou blootstellen.
Voortdurende waakzaamheid
De onderworpen entiteiten moeten ten aanzien van de zakelijke relatie een doorlopende waakzaamheid aan de dag leggen die evenredig is met het geïdentificeerde risiconiveau.
De onderworpen ondernemingen en personen moeten een aandachtig onderzoek van de verrichtingen uitgevoerd gedurende de zakelijke relatie maken en indien nodig van de oorsprong van de geldmiddelen, om te verifiëren of deze verrichtingen stroken met de kenmerken van de cliënt, het doel en de aard van de zakelijke relatie of de voorgenomen verrichting en met het risicoprofiel van de cliënt, om atypische verrichtingen op te sporen die moeten worden onderworpen aan een grondige analyse.
Indien de onderworpen entiteiten redenen hebben om aan te nemen dat ze niet zullen kunnen voldoen aan deze verplichtingen, mogen zij geen zakelijke relatie aangaan, noch een verrichting voor de cliënt uitvoeren. Wanneer ze, ten aanzien van bestaande klanten niet kunnen voldoen aan die verplichting, beëindigen ze de zakelijke relatie die reeds werd aangegaan of passen ze in voorkomend geval de alternatieve beperkende maatregelen goedgekeurd door de controleautoriteiten (artikel 33, § 1, derde lid). De onderworpen entiteiten onderzoeken of de redenen waarom niet kan worden voldaan aan verplichting een vermoeden van WG/FT doen rijzen en of er reden is tot melding aan de CFI.
De onderworpen entiteiten moeten ook, in overeenstemming met de bepalingen van de Wet in verband met de identificatie van de cliënten, de gegevens van de identificatie van de cliënt, zijn lasthebber(s) en uiteindelijke begunstigd(en), de kenmerken van de cliënt en van het doel en de aard van de zakelijke relatie of van de occasionele verrichting actueel bijhouden, onder andere wanneer elementen die relevant zijn voor de individuele risicobeoordeling worden gewijzigd. De bijwerking van de informatie over de identificatie van de cliënten moet, indien dit noodzakelijk is, leiden tot de bijwerking van de individuele risicobeoordeling en in voorkomend geval moet de draagwijdte van de getroffen maatregelen van doorlopende waakzaamheid worden aangepast.
Strengere klantenonderzoeksmaatregelen
De in het kader van de zakelijke relatie uitgevoerde verrichtingen moeten het voorwerp uitmaken van een verhoogde waakzaamheid totdat de identiteit van alle betrokken personen werd geverifieerd. Voor elke anomalie, met inbegrip van de onmogelijkheid om de identiteit van genoemde personen zo spoedig mogelijk te verifiëren, wordt een analyse verricht en wordt een intern schriftelijk verslag opgesteld. Maatregelen van verhoogd waakzaamheid moeten toegepast worden wanneer de onderworpen entiteiten alternatieve beperkende maatregelen toepassen met goedkeuring van hun toezichtsautoriteiten (artikel 33 §1, derde lid, 34 §3 en 35 §2).
Maatregelen van verhoogde waakzaamheid zijn eveneens verplicht voor de onderworpen entiteiten in de volgende omstandigheden:
- in het kader van hun relaties met natuurlijke of rechtspersonen of met juridische constructies, zoals trusts of fiducieën, die gevestigd zijn in een derde land met een hoog risico (artikel 38);
- rekening houdend met het risico op het witwassen van geld afkomstig uit al dan niet georganiseerde ernstige fiscale fraude (artikel 39);
1° ten aanzien van de verrichtingen, met inbegrip van het in ontvangst nemen van geldmiddelen, die verband houden met een Staat zonder of met een lage belasting die opgenomen is in de lijst die bij koninklijk besluit is vastgesteld overeenkomstig artikel 307, § 1, zesde lid, van het Wetboek van Inkomstenbelastingen 1992; en
2° ten aanzien van de zakelijke relaties in het kader waarvan er verrichtingen worden uitgevoerd, daaronder begrepen het in ontvangst nemen van geldmiddelen, die verband houden met een Staat bedoeld in punt 1°, of waarbij natuurlijke of rechtspersonen of juridische constructies, zoals trusts of fiducieën, die gevestigd zijn in een dergelijke Staat of die onder het recht van een dergelijke Staat ressorteren, betrokken zijn.
Politiek prominente personen
De onderworpen entiteiten die verrichtingen uitvoeren of zakelijke relaties aangaan met politiek prominente personen, familieleden van politiek prominente personen of personen bekend als naaste geassocieerden van politiek prominente personen, nemen naast de waakzaamheidsmaatregelen ten aanzien van de cliënten, als bepaald in hoofdstuk 1 (Algemene waakzaamheidsverplichtingen), maatregelen die bestaan in:
1° onverminderd artikel 8, het beschikken over passende risicobeheersystemen, inclusief passende, op het risico afgestemde procedures, om te bepalen of de cliënt, een lasthebber van de cliënt of de uiteindelijke begunstigde van de cliënt, een politiek prominente persoon is of is geworden;
2° in geval van zakelijke relaties met politiek prominente personen, het toepassen van de volgende maatregelen:
a) toestemming verkrijgen van het hoger leidinggevend personeel om zakelijke relaties met dergelijke personen aan te gaan of voort te zetten;
b) passende maatregelen nemen om de oorsprong vast te stellen van het vermogen en van de geldmiddelen die bij zakelijke relaties of verrichtingen met dergelijke personen worden gebruikt;
c) een verscherpt toezicht uitoefenen op de zakelijke relatie
In het kader van de bijwerking van de informatie die ze over hun cliënten bijhouden, nemen de onderworpen entiteiten maatregelen als bedoeld in punt 1° hierboven, die hen in staat stellen om onder hun cliënten, de personen te identificeren die politiek prominente personen zijn geworden, familieleden van politiek prominente personen of personen bekend als naaste geassocieerden van politiek prominente personen; in voorkomend geval beslist het hoger leidinggevend personeel om de zakelijke relatie al dan niet voort te zetten en zijn de andere maatregelen van verhoogde waakzaamheid bedoeld hierboven van toepassing.
Wanneer de begunstigden van een levensverzekeringsovereenkomst en/of, in voorkomend geval, de uiteindelijke begunstigde van de begunstigde van een dergelijke overeenkomst, politiek prominente personen, familieleden van politiek prominente personen of personen bekend als naaste geassocieerden van politiek prominente personen zijn of zijn geworden, nemen de onderworpen entiteiten, naast de waakzaamheidsmaatregelen ten aanzien van de cliënten, als bepaald in hoofdstuk 1 (Algemene waakzaamheidsverplichtingen), de volgende maatregelen:
1° het hoger leidinggevend personeel informeren vóór de uitbetaling van verzekeringsprestaties;
2° een doorlopend verscherpt toezicht uitoefenen op de gehele zakelijke relatie met de verzekeringnemer.
Indien aan een politiek prominente persoon door een lidstaat of een derde land, of door een internationale organisatie, niet langer een prominente publieke functie is toevertrouwd, houden de onderworpen entiteiten rekening, gedurende ten minste twaalf maanden, met het door die persoon gevormde aanhoudende risico en passen zij op de beoordeling van dat risico gebaseerde passende maatregelen toe totdat die persoon niet langer een aan politiek prominente personen eigen risico vormt.
Correspondentrelaties
De Nationale Bank van België, de NV van publiek recht bpost, de kredietinstellingen die ressorteren onder het Belgische recht en de in België gevestigde bijkantoren van kredietinstellingen die ressorteren onder het recht van een andere lidstaat of van een derde land; die grensoverschrijdende correspondentrelaties met een respondentinstelling uit een derde land aangaan, nemen naast de waakzaamheidsmaatregelen ten aanzien van de cliënten, als bedoeld in hoofdstuk 1 (Algemene waakzaamheidsverplichtingen), de volgende maatregelen:
1° voldoende informatie over de respondentinstelling verzamelen om een volledig beeld te krijgen van de aard van de bedrijfsactiviteit van de instelling, en op basis van publiekelijk beschikbare informatie de reputatie van de instelling en de kwaliteit van het op haar uitgeoefende toezicht bepalen;
2° de controles beoordelen die de respondentinstelling in het kader van de strijd tegen de WG/FT heeft ingesteld;
3° toestemming verkrijgen van het hoger leidinggevend personeel voordat zij nieuwe correspondentrelaties aangaan;
4° de respectieve verantwoordelijkheden van elke instelling documenteren;
5° met betrekking tot transitrekeningen ("payable-through accounts"), zich ervan vergewissen dat de respondentinstelling de identiteit heeft geverifieerd van de cliënten die rechtstreeks toegang hebben tot de rekeningen van de correspondentinstelling en een bestendige waakzaamheid aan de dag heeft gelegd ten aanzien van hen en dat zij in staat is om op verzoek van de correspondentinstelling relevante gegevens te verstrekken over die waakzaamheidsmaatregelen.
De onderworpen entiteiten mogen geen correspondentbankrelatie aangaan of handhaven met een shell bank, noch met een kredietinstelling of een financiële instelling als bedoeld in artikel 3, punten 1 en 2, van Richtlijn 2015/849, waarvan bekend is dat ze toestaat dat van haar rekeningen gebruik wordt gemaakt door een shell bank.
Analyse van atypische verrichtingen
De onderworpen entiteiten moeten onder de verantwoordelijkheid van de persoon aangeduid als witwasverantwoordelijke conform artikel 9 van de Wet, een specifieke analyse uitvoeren van de atypische verrichtingen geïdentificeerd, teneinde vast te stellen of van deze verrichtingen vermoed kan worden dat ze verband houden met het witwassen van geld of financiering van terrorisme.
De onderworpen entiteiten moeten met name onderzoeken, voor zover redelijkerwijs mogelijk, de achtergrond en het doel van alle complexe en ongebruikelijk grote verrichtingen, evenals alle ongebruikelijke verrichtingspatronen die geen zichtbaar economisch of rechtmatig doel hebben.
De onderworpen entiteiten moeten alle nodige maatregelen nemen, ter aanvulling van de maatregelen bedoeld in de algemene waakzaamheidsverplichtingen (artikel 19 tot en met 41).
De onderworpen entiteiten moeten, onder de verantwoordelijkheid van de persoon aangeduid als witwasverantwoordelijke conform artikel 9 van de Wet, een schriftelijk verslag opstellen over deze analyse.
Indien de onderworpen entiteiten niet kunnen voldoen aan hun verplichtingen tot identificatie en identiteitsverificatie van een cliënt, zijn lasthebbers of zijn uiteindelijke begunstigden, aan hun verplichtingen tot het nemen van maatregelen om de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie of de voorgenomen occasionele verrichting te beoordelen of de verplichtingen tot een doorlopende waakzaamheid ten aanzien van de zakelijke relatie, voeren de onderworpen entiteiten een specifieke analyse uit, onder de verantwoordelijkheid van de overeenkomstig artikel 9, § 2, aangewezen persoon, om vast te stellen of de redenen waarom niet kan worden voldaan aan de waakzaamheidsverplichtingen, een vermoeden van WG/FT doen rijzen en of er reden is tot melding aan de CFI. De onderworpen entiteiten stellen een schriftelijk verslag op over de analyse.
Melding van vermoedens
De onderworpen entiteiten melden aan de CFI, wanneer ze weten, vermoeden of redelijke gronden hebben om te vermoeden:
1° dat geldmiddelen, ongeacht het bedrag, verband houden met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme;
2° dat verrichtingen of pogingen tot verrichtingen verband houden met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme. Deze verplichting tot melding is eveneens van toepassing wanneer de cliënt beslist de voorgenomen verrichting niet uit te voeren;
3° buiten de gevallen bedoeld in 1° en 2°, dat een feit waarvan ze kennis hebben, verband houdt met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.
De verplichting tot melding aan de CFI met toepassing van 1° tot en met 3°, houdt niet in dat de onderworpen entiteit de onderliggende criminele activiteit van het witwassen van gelddient te identificeren.
De onderworpen entiteiten melden eveneens aan de CFI de verdachte geldmiddelen, verrichtingen of pogingen tot verrichtingen en feiten, als bedoeld in punten 1° tot 3° hierboven, waarvan ze kennis krijgen in het kader van de activiteiten die ze uitoefenen in een andere lidstaat zonder daar te beschikken over een dochteronderneming, een bijkantoor of een andere vestigingsvorm via agenten of distributeurs die hen daar vertegenwoordigen.
De onderworpen entiteiten moeten gevolg geven aan de verzoeken tot bijkomende inlichtingen die aan hen worden gericht door de CFI, binnen de door haar bepaalde termijnen.
In principe wordt elke informatie of elke inlichting gemeld aan de CFI door de persoon of personen aangewezen als antiwitwasverantwoordelijke.
Elke bestuurder, personeelslid, agent of distributeur van een onderworpen entiteit bedoeld in artikel 5, § 1, 1° tot en met 22°, en 29° tot en met 33°, evenals elk personeelslid of vertegenwoordiger van een onderworpen entiteit bedoeld in artikel 5, § 1, 23° tot en met 28°, die zelf de hoedanigheid heeft van onderworpen entiteit, meldt evenwel persoonlijk de desbetreffende informatie of inlichtingen aan de CFI telkens wanneer hierboven bedoelde procedure niet kan worden gevolgd.
De informatie en de inlichtingen bedoeld hierboven worden schriftelijk of op elektronische wijze gemeld aan de CFI, overeenkomstig de door de CFI bepaalde modaliteiten.
De melding aan de CFI moet voor de uitvoering van de verrichting gebeuren. In voorkomend geval wordt de termijn vermeld waarbinnen de desbetreffende verrichting moet worden uitgevoerd.
Wanneer de onderworpen entiteiten de CFI niet kunnen inlichten over de verrichting alvorens deze uit te voeren, hetzij omdat het niet mogelijk is de uitvoering van de verrichting, gezien haar aard, uit te stellen, hetzij omdat uitstel van aard zou kunnen zijn de vervolging van de begunstigden van de betreffende verrichting te beletten, melden ze deze verrichting onmiddellijk na de uitvoering ervan aan de CFI. De reden waarom de CFI niet kon worden ingelicht vooraleer de verrichting uit te voeren moeten ook meegedeeld worden.
Wanneer de onderworpen entiteiten weten, vermoeden of redelijke gronden hebben om te vermoeden dat geldmiddelen of een feit verband houden met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme, of wanneer ze kennisnemen van geldmiddelen of feiten bepaald door de koning, melden ze dit onmiddellijk aan de CFI.
Advocaten die bij de uitoefening van de activiteiten opgesomd in artikel 5, § 1, 28°, worden geconfronteerd met geldmiddelen, uit te voeren verrichtingen, of feiten bedoeld in artikel 47, moeten de Stafhouder van de Orde waartoe zij behoren daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen. De Stafhouder controleert of de voorwaarden bepaald in de artikelen 5, § 1, 28°, en 53 zijn nageleefd. In voorkomend geval geeft hij de informatie in overeenstemming met de artikelen 50 en 51, en ongefilterd, door aan de CFI.
De bedrijfsrevisoren, de natuurlijke personen stagiairs bedrijfsrevisoren van externe ondernemingen, de auditkantoren en éénieder die het beroep van wettelijk auditor uitoefent, de externe accountants en externe belastingconsulenten en de stagiairs externe accountants en externe belastingconsulenten, de externe erkende boekhouders en de externe erkende boekhouders-fiscalisten en de stagiairs externe erkende boekhouders en de externe erkende boekhouders-fiscalisten, de notarissen, gerechtsdeurwaarders en advocaten delen de informatie en inlichtingen in genoemde artikelen niet mee, in het geval zij deze van één van hun cliënten ontvangen of over één van hun cliënten verkrijgen wanneer zij de rechtspositie van deze cliënt bepalen, dan wel die cliënt in of in verband met een rechtsgeding verdedigen of vertegenwoordigen, met inbegrip van advies over het instellen of vermijden van een rechtsgeding, ongeacht of dergelijke informatie vóór, gedurende of na een dergelijk geding wordt ontvangen of verkregen, tenzij de bedoelde onderworpen entiteiten zelf hebben deelgenomen aan de witwasactiviteiten of de activiteiten voor financiering van terrorisme, zij juridisch advies voor witwasdoeleinden of voor financiering van terrorisme hebben verstrekt, of zij weten dat hun cliënt juridisch advies wenst voor witwasdoeleinden of voor financiering van terrorisme.
Mededelingsverbod
De onderworpen entiteiten, hun bestuurders, personeelsleden, agenten en distributeurs, evenals de Stafhouder bedoeld in artikel 52, delen niet mee aan een betrokken cliënt noch aan derden dat informatie of inlichtingen, zijn, zullen worden of werden verstrekt aan de CFI in overeenstemming met de artikelen 47, 48, 52, 54 of 66, § 2, derde lid, of dat een analyse naar het witwassen van geld of de financiering van terrorisme aan de gang is of zou kunnen worden geopend.
Het verbod is ook van toepassing op de mededelingen van informatie of inlichtingen aan de bijkantoren van onderworpen entiteiten gevestigd in derde landen.
Uitzonderingen aan het verbod vinden we terug in artikelen 55 § 2 en artikelen 56 van de wet van 18 september 2017.
Bewaring van documenten
De Wet legt de onderworpen entiteiten de verplichting op:
- gedurende tien jaar na het beëindigen van de cliëntenrelatie op papier of elektronische drager een afschrift te bewaren van de stukken die voor de identificatie hebben gediend;
- gedurende tien jaar vanaf de uitvoering van de verrichtingen moeten ze een kopie van de registraties, de borderellen en stukken van de uitgevoerde verrichtingen op papier of elektronische drager bewaren, zodat deze nauwkeurig terug kunnen worden samengesteld;
- gedurende tien jaar het geschreven verslag, opgemaakt op grond van de artikelen 45 en 46 te bewaren.
Ze registreren de uitgevoerde verrichtingen op zodanige wijze dat zij binnen de door haar bepaalde termijn kunnen voldoen aan de verzoeken om inlichtingen vanwege de CFI.
Beperking van de betalingen in contanten
Beperking van de betalingen in contanten bij verrichtingen inzake onroerende goederen
De prijs van de verkoop van een onroerend goed mag enkel vereffend worden door middel van een overschrijving of cheque.
De verkoopovereenkomst en -akte moeten het of de nummer(s) van de financiële rekeningen vermelden waarlangs het bedrag werd of zal worden overgemaakt, evenals de identiteit van de houders van die rekeningen.
Wanneer de notarissen of de vastgoedmakelaars vaststellen dat het eerste en het tweede lid niet worden nageleefd, brengen ze dit onmiddellijk ter kennis aan de CFI.
Beperking van betalingen in contanten van verrichtingen met een handelaar
Onafhankelijk van het totale bedrag kan er geen enkele betaling of schenking in contanten worden verricht of ontvangen voor meer dan 3 000 euro of de tegenwaarde ervan in een andere munteenheid, in het kader van een verrichting of een geheel van verrichtingen waartussen een verband lijkt te bestaan.
Dit verbod is niet van toepassing op de verrichtingen tussen consumenten, en ook niet op de onderworpen entiteiten bedoeld in artikel 5, § 1, 1°, 3°, 4°, 6°, 7°, 10° en 16°, van de Wet evenals de andere natuurlijke of rechtspersonen wanneer zij verrichtingen uitvoeren met deze entiteiten.
Behalve in geval van openbare verkoop, uitgevoerd onder het toezicht van een gerechtsdeurwaarder, kan een persoon die geen consument is geen enkel bedrag in contanten betalen bij aankoop van oude metalen, koperkabels of goederen die edele stoffen bevatten, tenzij deze edele stoffen slechts in kleine hoeveelheid en enkel omwille van hun noodzakelijke fysische eigenschappen aanwezig zijn, van een andere persoon.
In afwijking van het derde lid, kan een persoon die geen consument is, slechts tot een bedrag van 500 euro in contanten betalen bij aankoop van oude metalen of goederen die edele stoffen bevatten, tenzij deze edele stoffen slechts in kleine hoeveelheid en enkel omwille van hun noodzakelijke fysische eigenschappen aanwezig zijn, van een persoon die een consument is. In dat geval dienen die personen over te gaan tot identificatie en registratie van de persoon die zich met de bedoelde metalen of goederen die edele stoffen bevatten, aanbiedt.
Behoudens tegenbewijs, wordt elke betaling of schenking in contanten geacht op Belgisch grondgebied verricht te zijn en, bijgevolg, onderworpen aan de bepalingen van dit artikel wanneer ten minste één van de partijen in België woont of er een activiteit uitoefent.
Bescherming van de melders
De verstrekking te goeder trouw van informatie aan de CFI door een onderworpen entiteit, door één van haar bestuurders, personeelsleden, agenten of distributeurs, of door de Stafhouder, vormt geen inbreuk op ongeacht welke op grond van een contract of van een wettelijke, reglementaire of bestuursrechtelijke bepaling opgelegde beperking inzake de openbaarmaking van informatie en leidt voor de betrokken onderworpen entiteit of voor haar bestuurders, personeelsleden, agenten of distributeurs, tot geen enkele vorm van aansprakelijkheid op burgerrechtelijk, strafrechtelijk en tuchtrechtelijk vlak, noch tot nadelig of discriminatoir optreden van de werkgever, zelfs indien deze niet precies op de hoogte waren van de onderliggende criminele activiteit, en ongeacht of enige illegale activiteit daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.
Wanneer de CFI een mededeling doet aan de Procureur des Konings of aan de federale procureur of aan de autoriteiten bedoeld in artikel 83, § 2, worden ze niet in kennis gesteld van de meldingen van vermoedens die ze heeft ontvangen van onderworpen entiteiten, teneinde de anonimiteit van hun auteurs te beschermen.
Indien de personen bedoeld in artikel 83, § 1, worden opgeroepen om in rechte te getuigen, mogen zij de identiteit van de in het eerste lid bedoelde auteurs evenmin bekendmaken.
De bevoegde autoriteiten inzake onderzoek en vervolging van WG/FT nemen alle passende maatregelen om de bestuurders, personeelsleden, agenten en distributeurs van de onderworpen entiteiten die hetzij intern, hetzij aan de CFI vermoedens van het witwassen van geld of de financiering van terrorisme melden, te beschermen tegen bedreigingen of daden van agressie.
Bescherming van personeelsleden
Elke onderworpen entiteit zorgt ervoor dat haar personeelsleden, alsook haar agenten en distributeurs die een verrichting die ze als atypisch beschouwen of het feit dat ze niet kunnen voldoen aan de waakzaamheidsverplichtingen intern melden worden beschermd tegen elke bedreiging of daad van agressie, en in het bijzonder tegen nadelig of discriminerend optreden van de werkgever. (artikel 36)
De toezichtautoriteiten stellen effectieve en betrouwbare mechanismen in voor de melding door de leidinggevenden, personeelsleden, agenten en distributeurs van de onderworpen entiteiten of door derden, aan deze autoriteiten, van mogelijke of werkelijke inbreuken op de bepalingen van deze Wet, van de besluiten of reglementen genomen ter uitvoering ervan, van de uitvoeringsmaatregelen van Richtlijn 2015/849, van de Europese verordening betreffende geldovermakingen, en van de waakzaamheidsplichten bedoeld in de bindende bepalingen betreffende financiële embargo’s.
De in het eerste lid bedoelde mechanismen omvatten specifieke procedures voor de ontvangst van meldingen van inbreuken en de opvolging ervan.
De toezichtautoriteit kan de identiteit van de persoon die de melding verricht heeft, niet bekendmaken aan de onderworpen entiteit of aan derden.
Er kan geen enkele burgerlijke rechtsvordering, straf- of tuchtvordering worden ingesteld en geen enkele professionele sanctie worden uitgesproken tegen het personeelslid of de vertegenwoordiger van de onderworpen entiteit die te goeder trouw een melding heeft gericht aan de toezichtautoriteit, wegens het feit dat hij de genoemde melding heeft verricht. Deze bescherming is eveneens van toepassing wanneer de te goeder trouw verrichte melding, gegevens bevat die voorkomen of zouden moeten voorkomen in een melding van een verdachte verrichting.
Elke ongunstige of discriminatoire behandeling van deze persoon, evenals elke beëindiging van de arbeidsverhouding of de vertegenwoordiging wegens de melding die deze persoon heeft verricht, is verboden. (artikel 90).
